Para que uma empresa prospere, ela precisa atingir e superar suas metas de forma consistente: isso resultará na obtenção dos melhores resultados possíveis. A chave para atingir esse nível de consistência é desenvolver um processo de trabalho e, em seguida, refinar e melhorar esse processo em cada projeto subseqüente. Vamos dar uma olhada em algumas ideias de melhoria de processos de trabalho que ajudarão você a desenvolver seu negócio.

Nenhuma empresa de sucesso encontrou o processo de trabalho perfeito na primeira tentativa. Na verdade, não existe processo perfeito ou sem falhas. O que você pode fazer é melhorar tanto o seu processo que você começa a executar os projetos de forma mais otimizada, dentro do prazo e do orçamento.

Mas como isso é feito? Aqui estão as nossas 5 ideias para melhorar os processos de trabalho na sua empresa.

1.  Rastreamento e Análise de Tempo

A maneira mais fácil de errar um alvo é procrastinar ou perder tempo quando deveria estar se esforçando para terminar uma tarefa. No entanto, também sabemos que microgerenciamento é ineficiente e irritante, tanto para você quanto para os membros de sua equipe!

Felizmente, existe uma solução mais inteligente a ser encontrada no software. Existem muitas ferramentas especializadas em software de rastreamento de tempo e atividades, adaptadas para empresas pequenas, médias ou globais. É completamente não invasivo, e o seguinte é apenas um resumo das informações que elas podem gerar:

• Capturas de tela que servem como prova de trabalho – Uma ferramenta inestimável para gerenciar uma equipe remota .
• Quadros de horários gerados automaticamente – Não há mais necessidade de registrar e organizar horas manualmente.
• Relatórios de tempo diários ou semanais atualizados com precisão de segundos – Um recurso incrível, garantindo que os clientes sejam cobrados com precisão e que a empresa seja paga pelo tempo realmente trabalhado.

A lista continua. Você pode obter uma compreensão completa de como seu time está usando seu tempo, quais membros são mais eficazes e onde o tempo está sendo perdido. Se você aproveitar esses dados para tapar buracos, preencher o tempo de inatividade e motivar sua equipe, a eficiência vai disparar.

2.  Monitorando o Desempenho do Time

Além de controlar o tempo, você também pode usar o acompanhamento do status do projeto para monitorar e quantificar o desempenho de sua equipe. Por exemplo, você pode analisar as tarefas e projetos concluídos por equipes específicas. Esses dados podem informar onde surgem os gargalos em seu fluxo de trabalho, bem como a causa raiz de quaisquer problemas.

Digamos que você tenha um funcionário que sempre tenha níveis de atividade mais baixos na segunda-feira de manhã e na sexta-feira à tarde, você pode aprender a atribuir as tarefas mais importantes fora desse horário. É um pequeno ajuste do gerente de projeto, mas o impacto geral na eficiência de sua equipe é enorme.

3.  Implemente um Processo de Gerenciamento de Projetos

A chave para a entrega bem-sucedida de projetos é a consistência do processo . Especificamente, você pode desenvolver um processo de gerenciamento de projetos , uma abordagem que divide os principais estágios de cada projeto em fases precisas. Ao definir expectativas claras desde o início, cada membro da equipe sabe como lidar com suas tarefas atuais e futuras.

Graças a esse processo, toda a equipe se torna consciente do panorama geral, transformando um grupo de funcionários em uma máquina de bem lubrificada, funcionando de forma autônoma sem microgerenciamento constante em qualquer nível. O Método Kanban é o sistema mais fácil e flexível para começar. O Kanban melhora o fluxo do trabalho, aumenta a produtividade do time e aumenta a satisfação do cliente.

A implementação de um processo de gerenciamento de projetos trará retornos estáveis ​​e tangíveis para o seu negócio. Esta é uma das ideias de melhoria de processo mais valorizadas por gerentes de projeto bem-sucedidos.

4.  Comunique

Algumas vezes, as estratégias mais cruciais são as mais simples. Com o surgimento de equipes remotas, trabalhando em estruturas complexas em todo o mundo, a comunicação é mais importante do que nunca. Otimizar as linhas de comunicação entre você e sua equipe é quase a definição de uma ideia de melhoria de processo de trabalho: as coisas serão feitas com mais eficiência, com um padrão mais alto, com menos confusão.

Estamos chegando a um ponto em que a comunicação da equipe não é mais viável por e-mail e as equipes remotas não podem ir até a próxima mesa para fazer uma pergunta. Isso torna ainda mais importante que gerentes e trabalhadores conversem regularmente, tendo discussões produtivas sobre seu trabalho. Times bem-sucedidos são aqueles que estabelecem um canal de comunicação honesto e saudável desde o início.

5.  Revise e Otimize Constantemente

Se formos honestos, realmente não há limite para o quão longa poderíamos fazer esta lista: sempre há espaço para melhorias nos processos de trabalho. Dito isso, mesmo focar apenas nessas quatro áreas terá um impacto. No entanto, se você deseja que esse impacto seja substancial e duradouro, a chave é revisar e otimizar seus processos de trabalho o tempo todo .

Ao ser proativo na implementação de mudanças em seus processos, sua empresa inevitavelmente prosperará e crescerá. Você pode não experimentar uma mudança titânica imediatamente, mas mesmo melhorias sutis podem criar impulso ao longo do tempo.

Dizem que quando você mede as coisas, elas tendem a crescer. Quando se trata de melhorias nos processos de trabalho, não poderíamos estar mais de acordo!