Entregar o trabalho de maneira rápida e eficiente pode ser um desafio. O Método Kanban sugere uma abordagem de gestão do fluxo de trabalho com ênfase na melhoria contínua sem sobrecarregar o time de desenvolvimento que foca na produtividade e eficiência.
O Kanban foi inicialmente inventado como uma forma de gerenciar os processos de fabricação Just in Time (JIT). O próximo capítulo na história do Kanban introduziu novos princípios e práticas para torná-lo mais eficiente para os trabalhadores do conhecimento.
Ele é um método desenhado para te ajudar a otimizar o fluxo de trabalho e usar toda a capacidade de sua equipe. Neste artigo, vamos discutir o que é o Método Kanban, como implementá-lo e quais são os gráficos Kanban mais importantes.
Os Fundamentos do Método Kanban
Princípios do Kanban
O método Kanban é um sistema puxado – isso significa que o trabalho é puxado para dentro do sistema quando o time tem capacidade para isso, ao invés de tarefas serem atribuídas pelo topo da pirâmide hierárquica. O Kanban pode ser usado para melhorar os processos e a eficiência de fluxo de trabalho sem fazer alterações na estrutura da sua equipe.
Antes de aplicar o Método Kanban em seu negócio, é importante primeiro entender e adotar seus princípios fundamentais:
- Comece pelo que você está fazendo agora – o Kanban não requer uma preparação específica e pode ser aplicado diretamente ao seu fluxo de trabalho atual. Isso facilita a implementação, dado que não há necessidade de alterar seus processos existentes. Os benefícios do Kanban são graduais e qualquer melhoria de processo é adotada ao longo do tempo.
- Concorde em buscar mudanças incrementais e evolucionárias – Mudanças radicais podem desestabilizar os times, interromper o fluxo e prejudicar o desempenho. O Kanban é projetado para gerar um nível mínimo de resistência ao encorajar mudanças contínuas, incrementais e evolucionárias.
- Respeite o processo, papéis e responsabilidades atuais – Não devem haver mudanças organizacionais logo no início. O Kanban reconhece que os processos, papéis e responsabilidades existentes podem ter valor e valem a pena serem preservados. Em vez disso, o Kanban incentiva mudanças incrementais para evitar resistência emocional.
- Incentive atos de liderança em todos os níveis – O Kanban promove liderança e tomada de decisão entre todos os colaboradores. Se um membro do time com um papel menos influente tiver uma ideia brilhante, ela deve ser reconhecida e acolhida. Todos devem promover uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) – para que seus colaboradores alcancem o desempenho ideal.
Práticas Kanban
Embora a adoção da filosofia Kanban seja a etapa mais importante, existem seis práticas principais que você precisa observar para uma implementação Kanban bem-sucedida.
- Visualize o fluxo de trabalho – A primeira e mais importante tarefa é entender o fluxo atual de trabalho – qual é a sequência de etapas a serem executadas para mover um item de uma solicitação para um produto entregável. Isso é feito usando um quadro Kanban com cartões e colunas: cada coluna representa uma etapa do seu fluxo de trabalho e cada cartão representa um item de trabalho. Cada item se move através do fluxo do início ao fim. Ao observar esse processo, você pode rastrear facilmente o progresso e identificar gargalos em tempo real.
- Limite o trabalho em progresso (WIP) – A perda de foco pode prejudicar seriamente o desempenho do seu time, portanto, essa prática se concentra na eliminação de interrupções, definindo limites no trabalho em progresso. Ao aplicar limites ao WIP , as equipes se concentram em terminar o trabalho iniciado antes de iniciar um novo trabalho. Limitar o WIP é crítico para a implementação bem-sucedida do Kanban.
- Gerencie o fluxo – Observando e analisando a eficiência de fluxo, você pode identificar quaisquer áreas problemáticas. O principal objetivo da implementação do Kanban é criar um fluxo de trabalho suave, melhorando os prazos de entrega e evitando atrasos. Você deve sempre se esforçar para tornar seu processo mais eficiente.
- Torne as políticas de processo explícitas – O processo deve ser claramente definido, publicado e confirmado para todos no time: as pessoas não se sentirão motivadas a fazer parte de algo, a menos que pensem que será útil. Quando todos estão cientes das políticas explícitas , cada pessoa pode sugerir melhorias que irão melhorar o seu desempenho.
- Use ciclos de feedback – Para que a mudança positiva ocorra, são necessárias reuniões regulares para fornecer feedback essencial a todo o time. A periodicidade desses encontros varia, mas a ideia é que sejam regulares, em horário fixo, e que sejam objetivos.
- Melhore de forma colaborativa – O Kanban requer avaliação, análise e melhoria constantes. Quando as equipes têm uma compreensão compartilhada do processo, é mais provável que cheguem a um consenso caso surjam problemas. O Método Kanban sugere que vários modelos de abordagem científica sejam usados para implementar mudanças contínuas, incrementais e evolucionárias.
Quais Projetos se Beneficiam Mais do Kanban
É provável que o Kanban seja um bom método para seu time se seu projeto atender a alguns ou a todos os seguintes critérios:
- Seus fluxos de trabalho funcionam essencialmente, mas poderiam ser mais suaves e eficientes
- Você está enfrentando acúmulos de trabalho parado
- Sua organização prefere melhorar os processos existentes de forma incremental, em vez de impor um novo sistema radical
- As prioridades do seu time podem mudar em curto prazo
- A sua principal prioridade é responder às necessidades do cliente
Como Implementar o Kanban
Lembre-se do primeiro passo quando se trata de Kanban?
Torne o trabalho visível. A maneira como os times fazem isso é criando um quadro Kanban, com colunas e cartões. Basicamente, poderíamos dizer que existem 4 colunas:
- Backlog – O backlog do produto.
- A Fazer – Todas as tarefas que ainda não foram iniciadas.
- Em andamento – Tarefas que foram iniciadas.
- Concluído – Tarefas concluídas.
Cada tarefa ocupa um cartão Kanban e é movida ao longo do quadro à medida que avança em cada estado. No caso ideal, as tarefas se movem suavemente entre os estados. Na realidade, existem gargalos e impedimentos para o fluxo.
Implemente um sistema puxado. Muitas vezes, a sobrecarga da equipe e o trabalho atrasado em seu fluxo de trabalho surgem quando o trabalho é empurrado pela gerência. À medida que mais e mais trabalho é iniciado, nada é realmente concluído devido à constante multitarefa e troca de contexto.
A implementação de um sistema puxado Kanban é uma boa maneira de resolver esse problema.
Um sistema puxado significa que as tarefas são extraídas da lista de tarefas em seu quadro pelos membros do time se, e somente se, eles tiverem capacidade para lidar com novos trabalhos.
Em um sistema puxado, a gerência define a prioridade de uma tarefa atribuindo classes de serviço antes de colocá-la na coluna “A Fazer”. Uma vez que o time de entrega tenha um espaço vazio para um novo trabalho, ele puxa a tarefa no processo. Este é o ponto de compromisso.
Essa abordagem permite que a gerência repriorize o trabalho até o momento em que é iniciado. É uma forma eficaz de se manter adaptável às mudanças do mercado, pois você está sempre trabalhando no que é mais importante primeiro.
Limite o trabalho em progresso. Os limites de trabalho em progresso (WIP) no Kanban ajudam você a alinhar a demanda do cliente com a capacidade do seu time. Eles evitam que o trabalho se acumule e garantem que sua equipe se concentre em terminar o trabalho envelhecido, em vez de começar um novo.
Os limites de WIP são o antídoto que permite que você se concentre em uma coisa de cada vez e evita que o trabalho seja atrasado ou abandonado em seu processo. Os limites adequados de WIP garantirão que sua equipe nunca fique sobrecarregada, mas sempre tenha algo para fazer.
Ferramentas para Começar com o Método Kanban
Embora algumas empresas prefiram usar quadros Kanban físicos de quadro branco e post-its, a maioria está usando soluções online. Existem muitas ferramentas Kanban no mercado, bem como plataformas de gerenciamento de projetos adequadas para sua implementação. Alguns dos mais simples e flexíveis são Trello , Asana , Jira e Azure DevOps , ideais para construir quadros Kanban e gerenciar projetos.
▶ Métricas Kanban
A melhor maneira de ver a eficácia de sua implementação Kanban é ir além da visualização de seu processo e começar a gerenciar seu fluxo de trabalho. Acompanhar os principais indicadores de desempenho é uma atividade essencial para todos os gerentes e é essencial para a melhoria contínua. Aqui explicamos como medir as três métricas de fluxo mais importantes no Kanban – tempo de ciclo, vazão e trabalho em progresso.
Existem vários gráficos específicos do Kanban usados para ajudá-lo a gerenciar o fluxo principal de trabalho.
▶ Diagrama de Fluxo Cumulativo
O diagrama de fluxo cumulativo (CFD) é uma das ferramentas analíticas mais avançadas para gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele fornece uma visualização concisa das métricas mais importantes do seu fluxo.
Seu principal objetivo é demonstrar o quão estável é seu fluxo e mostrar onde focar para tornar seu processo mais suave. Depois de aprender a ler CFD , você terá uma visão profunda de quaisquer problemas existentes.
▶ Gráfico de Dispersão de Tempo de Ciclo
O tempo de ciclo é uma representação de quanto tempo leva para concluir itens de trabalho individuais em seu quadro Kanban. O objetivo do gráfico de dispersão do tempo de ciclo é visualizar os tempos de conclusão de suas atribuições dentro de um período de tempo predefinido.
Através da atribuição de cores diferentes, o diagrama de dispersão é usado para comparar o desempenho de diferentes tipos de itens de trabalho. Ele também fornece um método simples para prever o tempo de ciclo em tarefas futuras.
▶ Histograma de Tempo de Ciclo
O histograma de tempo de ciclo mostra a distribuição geral dos tempos de ciclo de suas tarefas concluídas. Se a dispersão de seus dados for muito ampla, significa que seu processo é instável e há muita variabilidade.
O histograma de tempo de ciclo mostra os tempos de entrega médios, medianos e modas e como a tendência se desenvolve ao longo do tempo. Medir o tempo médio do ciclo permite avaliar o desempenho do time. Idealmente, as linhas devem permanecer uniformes ou diminuir. Quanto mais rápido for o tempo do seu ciclo, melhor será o seu desempenho.
▶ Histograma de Vazão
O histograma de vazão permite que você visualize com que consistência seu time está entregando resultados.
Ele está calculando suas médias de vazão usando os valores de média, mediana e moda de sua distribuição de frequência de vazão . E sua vazão média ao longo do mês é a métrica mais importante que você deseja descobrir neste gráfico. É uma representação de sua capacidade de entrega.
Com o tempo, você pode identificar tendências em suas taxas de entrega. Idealmente, sua vazão média deve aumentar suavemente ou permanecer em níveis semelhantes.
▶ Gráfico de Vazão
Rastrear a vazão usando o gráfico de vazão ajuda as equipes a manter proativamente um fluxo de trabalho estável, avaliando sua vazão diariamente, semanalmente ou mensalmente e comparando seus valores ao longo do tempo. Quanto mais próximos estiverem os valores, mais previsível será o seu processo.
▶ Gráfico de Envelhecimento
O gráfico de envelhecimento permite que você acompanhe suas tarefas atuais em andamento. Ele usa o mesmo formato visual do seu quadro Kanban, com cada coluna representando um estado em seu processo.
O gráfico de envelhecimento extrai dados do seu quadro Kanban e fornece um resumo visual conciso do seu fluxo. O gráfico fornece uma indicação de como seu time se saiu em contextos semelhantes no passado. Quanto maior o tempo de ciclo, maior a chance de atraso.
Kanban x Scrum
Tanto o Scrum quanto o Kanban oferecem abordagens rápidas e baseadas na eficiência para melhorar a entrega. Qualquer um dos métodos permite que você divida projetos grandes e complexos em partes gerenciáveis, visualizando seu fluxo de trabalho de uma forma que mantenha toda a equipe informada.
No entanto, em termos de execução, cada método é fundamentalmente diferente do outro. Por esse motivo, muitos times analisam cuidadosamente ambos antes de decidir se implementam o Kanban ou o Scrum. Não existe decisão certa ou errada, tudo depende do seu contexto.
O Método Kanban é um dos mais simples de implementar, sem mudanças estruturais imediatas e cerimônias prescritas. Contanto que você analise e gerencie continuamente seu fluxo de trabalho, o Kanban pode permitir resultados excepcionais.
Talvez já tenha permitido? Se você já adotou o Método Kanban, adoraríamos saber quais desafios você enfrentou, como os superou e que efeito o Kanban teve em seus negócios. Deixe-nos saber nos comentários abaixo!
Versão traduzida por Déborah Alvarenga. Tradução autorizada do blog da ferramenta Nave, sendo a Arkhi Business Agility a sua principal parceira no Brasil. Artigo original: https://getnave.com/blog/what-is-the-kanban-method/
