A falta de clareza é uma das principais fontes de ineficiência em qualquer projeto. Seja por falta de um escopo claro para cada tarefa ou por uma rota obscura do início ao fim, essa opacidade dificulta o fluxo do projeto com obstáculos desnecessários. Isso é especialmente importante no Método Kanban , onde a manutenção de fluxos de trabalho suaves é essencial para o sucesso do projeto. Mapear um fluxograma torna seu processo transparente e melhora a eficiência do fluxo de trabalho.
O que é um Fluxograma do Processo de Gerenciamento de Projetos?
Um fluxograma do processo de gerenciamento de projetos é um auxílio gráfico, projetado para visualizar a sequência de etapas a serem seguidas ao longo do processo de gerenciamento de projetos. Uma vez que seu fluxo de processo tenha sido desenvolvido, ele guiará as fases primárias de quaisquer projetos futuros, do início ao fim. Os times Kanban podem usar o fluxograma para definir os estados do trabalho em andamento e os possíveis portões de verificação. Com este guia em vigor, seu time sempre sabe o que vem a seguir e seu processo pode funcionar da maneira mais suave e eficiente possível.
Por que usar um Fluxograma do Processo de Gerenciamento de Projetos?
O objetivo de qualquer fluxograma é ajudar a visualizar as etapas necessárias – especialmente importantes para um processo de gerenciamento de projetos. Cada fluxograma consiste em ações, os papéis responsáveis por executar essas ações e as entradas e saídas para cada etapa. Além disso, o fluxograma também incluirá um registro de quaisquer documentos e outros materiais necessários para executar as ações.
O objetivo do fluxograma do processo é clareza e transparência. A terminologia usada deve ser mantida simples e livre de jargões desnecessários – as etapas não serão claras para os novos membros do time se estiverem cheias de acrônimos confusos. Por razões semelhantes, uma convenção de fluxograma deve ser acordada no início (por exemplo, uma forma quadrada sempre representa uma ação) e usada consistentemente.
Uma vez que o fluxograma do processo de gerenciamento de projetos tenha mapeado as etapas de cada fase do projeto e atribuído as responsabilidades, todos compreendem plenamente seu papel e como contribuem para o todo.
Implementação
A melhor maneira de começar a mapear visualmente o processo de gerenciamento de projetos é voltar ao básico – papel e caneta.
Primeiro, pense em todas as diferentes etapas do seu processo. É uma ótima ideia ter toda a sua equipe envolvida nesta etapa – eles podem estar cientes das etapas que são frequentemente esquecidas! Preste atenção especial a qualquer ação de verificação ou de barreira que possa bloquear o fluxo de trabalho até que seja resolvida.
Em segundo lugar, pense no fluxo de uma etapa para outra – há algum ponto em que o caminho pode se dividir? E se uma tarefa falhar em uma das fases de verificação, para onde ela é enviada de volta?
Em seguida, atribua a propriedade de cada etapa. Isso é particularmente importante para fases de verificação ou revisão que só podem ser feitas por uma única função ou tomador de decisão.
Por fim, certifique-se de que a convenção do fluxograma seja consistente e facilmente reconhecível em todo o diagrama.
Aqui está um exemplo de fluxograma do processo de gerenciamento de projetos para uma equipe de desenvolvimento:
A convenção para este fluxograma é:
- Hexágono: ponto inicial ou final
- Retângulo: Ação
- Diamante: Decisão
Isso torna cada etapa do processo instantaneamente clara para os membros da equipe e gerentes de projeto.
De Fluxogramas de Processo de Gerenciamento de Projetos a quadros Kanban
Uma vez que as fases do seu processo tenham sido visualizadas assim, é fácil transmiti-las para quadros Kanban funcionais. Aqui está o quadro Kanban para a equipe de desenvolvimento que acabamos de ver:
Criando o Seu
Cada empresa e cada equipe tem seu método preferido de construção de um fluxograma. O importante é que, uma vez desenvolvido um processo, ele seja visualizado, aprovado e implementado em um fluxograma, para então ser utilizado em todos os projetos subseqüentes.
Se você estiver gerenciando uma equipe remota em particular, precisará usar essa técnica durante o processo de desenvolvimento, pois estruturas de equipe mais complexas dependem de fluxo de processo preciso e visualização para ser bem sucedida. Você pode criar um com blocos simples em um documento do Word ou usar um serviço online personalizado com funcionalidade adicional e custo associado.
Qualquer que seja o caminho escolhido, lembre-se de que, embora o fluxograma do processo seja incrivelmente útil, ele ainda é apenas uma engrenagem na máquina maior de gerenciamento de projetos. Estratégias como o rastreamento do status do projeto ou a adoção de uma metodologia de gerenciamento de projeto para o seu projeto são outras maneiras de melhorar ainda mais seus processos de trabalho .
Fazer um fluxograma do processo de gerenciamento de projetos melhorou seu fluxo de trabalho? Que obstáculos você descobriu em seus processos? Quão bem o seu fluxograma se traduziu nos estágios do seu projeto? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários.
Versão traduzida por Déborah Alvarenga. Tradução autorizada do blog da ferramenta Nave, sendo a Arkhi Business Agility a sua principal parceira no Brasil. Artigo original: https://getnave.com/blog/benefits-project-management-process-flowchart/
