O Kanban é um método aplicado ao longo de todos os campos de trabalho para ajudar times a reduzir custos e se tornar mais eficientes, visualizando e melhorando os fluxos de trabalho. O Kanban oferece flexibilidade para criar uma vantagem competitiva sustentável e empoderar sua equipe a realizar mais, mais rapidamente. Neste artigo, veremos 10 benefícios do Kanban para o seu negócio.
1. Melhor Visibilidade
A visualização é uma prática Kanban importante, e o recurso mais reconhecível do método é o quadro Kanban . Todo projeto tem uma lista de pendências de tarefas a serem executadas e uma série de estágios do processo pelos quais uma tarefa deve passar antes de ser entregue. Usando o quadro Kanban, todos podem ver instantaneamente como as tarefas estão se movendo no processo. A simplicidade de sua apresentação visual permite identificar facilmente os gargalos enquanto eles estão se formando.
2. Eficiência Melhorada
Todo gerente de produto gostaria de poder finalizar mais coisas. Jogar recursos extras em um problema é uma solução possível quando há espaço no orçamento, mas e se você pudesse fazer mais com o que já tem? O benefício mais óbvio do uso do Kanban é a melhoria da eficiência do fluxo que ocorre logo após a implementação do método em sua organização.
A visualização do seu processo destacará áreas de ineficiência muito rapidamente. Uma vez que você identifique seu problema, é hora de começar a fazer perguntas! Gargalos, tarefas paralisadas e muito trabalho em andamento são claramente visíveis no quadro Kanban. Cada obstáculo que você elimina torna seu processo mais suave e eficiente.
3. Maior Produtividade
A eficiência aprimorada leva naturalmente ao próximo benefício do Kanban, que é o aumento da produtividade. O Kanban beneficia sua produtividade ao mudar o foco da iniciação do trabalho para a finalização do trabalho.
No Kanban, o tempo de ciclo e a vazão são as principais métricas de produtividade. O tempo de ciclo mede quanto tempo leva para uma tarefa passar pelo seu processo. A vazão mede quantas tarefas são entregues durante um determinado período de tempo. Acompanhar o tempo de ciclo e a vazão de forma consistente mostra como sua produtividade muda ao longo do tempo. Quanto mais rápido as tarefas passarem pelo seu processo, mais tarefas poderão ser concluídas!
4. Evita a Sobrecarga do Time
Os métodos tradicionais de gestão dependem do planejamento antecipado e de empurrar o trabalho para o seu time. Isso resulta em equipes lutando com mais trabalho do que eles têm capacidade de atender. O Kanban sugere a implementação de um sistema puxado – o time puxa as tarefas para o fluxo de trabalho apenas quando tem capacidade para isso.
Uma das principais práticas do Kanban é impor limites de trabalho em progresso em cada estado do processo. Quando o limite de WIP é atingido, nenhuma nova tarefa pode entrar nesse estado até que outra tarefa saia. Os limites de WIP impedem que as equipes trabalhem em muitas tarefas ao mesmo tempo.
5. Maior Foco do Time
Você pode pensar que a multitarefa o torna mais eficiente, mas dividir sua atenção – conhecido como troca de contexto – tem um custo. A troca de contexto pode causar de 5 a 30 minutos de tempo perdido por tarefa, dependendo da tarefa e da pessoa envolvida.
Com os limites de WIP em vigor, nenhuma nova tarefa pode ser colocada em um estágio do processo antes que outra tarefa seja concluída. O Kanban beneficia os membros da equipe, permitindo que eles se concentrem em uma única tarefa por vez, em vez de ter sua atenção dividida entre vários itens de trabalho.
6. Desperdício Reduzido
Eliminar ou reduzir o desperdício é o pilar da gestão lean. Era uma característica integral do Sistema Toyota de Produção, o ancestral do Kanban moderno . Desperdício é definido como qualquer ação que utiliza recursos sem agregar valor. Valor refere-se a algo pelo qual o cliente está disposto a pagar. Muitas atividades não seriam classificadas como “agregadoras de valor” de acordo com esses critérios, mas são essenciais para a entrega de produtos de qualidade. A área a ser atingida é um desperdício não essencial.
O antepassado da gestão Lean, Taiichi Ohno, identificou 7 desperdícios a serem eliminados em um ambiente de manufatura relacionados a tempo, esforço e materiais. No trabalho do conhecimento, seu desperdício virá na forma de esforço ou tempo. O Kanban beneficia drasticamente a eliminação do desperdício, reduzindo o tempo de espera – tarefas ociosas e estados de fila são os principais alvos.
7. Flexibilidade
Para muitas empresas, a busca pela agilidade nos negócios é motivada pela necessidade de flexibilidade. Especialmente para empresas em estágio inicial, a liberdade de responder rápida e decisivamente às necessidades de seus clientes e às ações dos concorrentes é essencial para um crescimento bem-sucedido.
Sem durações de fase prescritas, os recursos são liberados assim que são concluídos. Ao escolher as direções com um roadmap Kanban em vez de confiar em um plano de projeto geral rígido, os gerentes de produto ficam livres para reavaliar as prioridades imediatas com base nas mudanças no mercado. O Método Kanban sugere uma abordagem de gerenciamento de backlog que ajuda as equipes a se tornarem mais autogerenciadas, trazendo transparência e consistência ao processo de tomada de decisão.
Em um mercado em constante flutuação, seus processos de negócios precisam ser flexíveis. Responder rapidamente à demanda é tão crucial quanto responder às mudanças do mercado. O uso do Kanban oferece flexibilidade para criar uma vantagem competitiva sustentável.
8. Melhor Colaboração
Quem sabe mais sobre o seu processo? As pessoas que trabalham nisso todos os dias. O Kanban beneficia sua equipe ao incentivar a colaboração frequente. Desde organizar as prioridades do dia com reuniões diárias até decidir os rumos do negócio em Revisões Estratégicas, todos os membros da equipe são constantemente incentivados a trabalhar juntos e opinar sobre como melhorar os processos atuais.
As diferentes reuniões Kanban garantem que as partes interessadas em diferentes áreas possam trocar informações relevantes, debater soluções e colaborar em ideias prontas para uso.
9. Melhor Cultura da Empresa
A forte colaboração entre os membros da equipe, gerentes, partes interessadas e clientes leva a uma moral melhorada e a uma cultura empresarial inclusiva. A opinião de todos é importante e valiosa.
Independência e iniciativa são encorajadas, permitindo que os membros da equipe desenvolvam sua criatividade e talentos. Um local de trabalho com uma cultura na qual toda a força de trabalho está focada em melhorar continuamente a qualidade, a produtividade e a satisfação do cliente é conhecida como cultura Kaizen.
10. Maior Previsibilidade
A pergunta número um feita aos gerentes de produto… quando você irá terminar? Implementar limites de WIP e garantir que as suposições da Lei de Little sejam atendidas mantém seu processo operando como um sistema estável. A taxa de entrada de tarefas deve ser aproximadamente igual à taxa de saída de tarefas. Um sistema estável é um sistema previsível – aquele que permite que você tome decisões baseadas em dados.
Para aproveitar plenamente os benefícios do Kanban, é importante rastrear os dados históricos usando uma ferramenta como o Nave. Os dados de desempenho anteriores devem ser usados para analisar seu processo e fazer estimativas precisas sobre datas de entrega futuras. Nossas previsões baseadas em dados definem uma meta, bem como a probabilidade de alcançá-la. Isso é inestimável para elaborar acordos de nível de serviço com seus clientes e promover a confiança.
Mais importante ainda, o Kanban não exige que você renove seu processo para começar a ver esses benefícios. Ele funciona implementando mudanças incrementais e evolutivas para tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente e sua equipe mais produtiva.
Você implementou o Kanban em sua organização? Como sua produtividade e eficiência mudaram? Quais benefícios você notou? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários!
Versão traduzida por Déborah Alvarenga. Tradução autorizada do blog da ferramenta Nave, sendo a Arkhi Business Agility a sua principal parceira no Brasil. Artigo original: https://getnave.com/blog/kanban-benefits/
