Não se preparar é se preparar para falhar. Da mesma forma que o método Kanban usa análises e ciclos de feedback para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho, as reuniões Kanban visam melhorar a eficiência de toda a organização.
De rápidos check-ins diários dentro de uma equipe a revisões do panorama estratégico geral com executivos seniores, as reuniões Kanban mantêm os sistemas Kanban interconectados operando com eficiência, identificam as áreas problemáticas e avaliam a satisfação geral do cliente. O Kanban identifica 7 reuniões ou cadências Kanban essenciais a serem implementadas.
Cadências Kanban
Uma cadência se refere a um ritmo regular – uma característica importante das reuniões Kanban é sua regularidade. Isso é especialmente importante para reuniões com uma visão global, como revisões de estratégia, que podem ser adiadas indefinidamente até que as coisas cheguem a um ponto de ruptura.
Imagine as cadências do Kanban como o coração do seu processo de entrega. Irregularidades e perda de ritmo significam problemas à frente e saída inconsistente. Batimentos cardíacos regulares e constantes sinalizam um corpo saudável em funcionamento – funções consistentes que podem ser usadas para prever entregas futuras com precisão.
A função das cadências Kanban pode ser dividida em três grupos sobrepostos:
- Fazer as coisas
- Fazer as coisas certas
- Fazer as coisas melhor
Tipos de Reuniões Kanban
Aqui explicaremos as cadências essenciais do Kanban, da mais para a menos frequente. Lembre-se de que todas as reuniões levam ao mesmo objetivo – entrega mais rápida, fluxo mais eficiente e maior satisfação do cliente.
Incluímos sugestões de frequências e duração de cadências Kanban como ponto de partida – sinta-se à vontade para adaptá-los de acordo com as necessidades de sua organização. Certos eventos também podem ser usados para engatilhar reuniões – por exemplo, revisões de risco são geralmente realizadas mensalmente, mas poderiam ser acionadas por uma falha crítica que chegou à produção.
▶ Reunião Kanban
Frequência Sugerida: Diariamente
Duração Sugerida: 15 minutos
A principal característica da reunião Kanban é que ela é rápida e eficiente – é tradicionalmente realizada em pé, então ninguém fica muito confortável. O objetivo da reunião Kanban é responder às três perguntas a seguir:
- O que está nos impedindo?
- Como o trabalho está fluindo?
- O que podemos melhorar?
Concentre-se no dia de hoje e no futuro imediato – esta reunião não é o lugar para discussões estratégicas visando um panorama global. Preste atenção especial a itens de trabalho parados, possíveis gargalos e membros do time sem nada para fazer, para manter os fluxos de trabalho eficientes. Todos na equipe devem participar, um número maior de pessoas envolvidas convida a mais pontos de vista e insights de melhoria.
Recomendamos que a reunião Kanban seja realizada no mesmo horário e local todos os dias para manter a consistência – não se atrase!
▶ Reunião de Reabastecimento
Frequência Sugerida: Semanal
Duração Sugerida: 30 minutos
Para manter um fluxo constante de tarefas movendo-se no quadro Kanban, um número de tarefas no backlog deve ser selecionado. Isso ocorre durante a Reunião de Reabastecimento. O Método Kanban sugere uma abordagem de gerenciamento de backlog que elimina a necessidade de reordenação manual de pendências. Recomendamos 30 minutos para uma reunião de Reabastecimento, porém a frequência varia de acordo com a necessidade da equipe. Um fluxo de trabalho acelerado com muitas tarefas pequenas pode exigir reuniões semanais de reabastecimento, enquanto um fluxo de trabalho mais lento com tarefas grandes e detalhadas pode precisar apenas de reabastecimento mensal.
As principais coisas a serem lembradas durante as reuniões de reabastecimento são a classe de serviço de novos itens de trabalho, previsão de itens com datas de entrega fixas, objetivos estratégicos maiores e se alguma tarefa precisa de habilidades específicas dos membros da equipe para ser concluída. A reunião de reabastecimento deve envolver gestores de portfólio/produto (POs) e gestores de desenvolvimento de produto.
▶ Revisão de Entrega de Serviços
Frequência sugerida: quinzenal
Duração Sugerida: 30 minutos
Toda a eficiência do mundo é desperdiçada se o stakeholder mais importante – o cliente – não estiver satisfeito. A revisão de entrega de serviços visa verificar como o cliente está sendo atendido pela entrega da equipe. Um benefício adicional dessa reunião é cultivar a confiança de seu cliente, agindo de forma transparente e se envolvendo diretamente com suas preocupações.
Essa reunião deve envolver o cliente (ou seus representantes), o gerente de entrega do serviço e representantes da equipe de entrega. Você pode descobrir que outras partes interessadas devem estar envolvidas, dependendo das necessidades do seu projeto. Kanban é um método baseado em dados que depende de métricas – considere como os critérios de satisfação do cliente podem ser avaliados objetivamente. Algumas metas que podem ser definidas incluem tempos de ciclo desejados, consistência de lead time e taxas de entrega gerais.
▶ Reunião de Planejamento de Entrega
Frequência Sugerida: Por cadência de entrega (variável)
Duração sugerida: 1-2 horas
O trabalho nem sempre pode ser entregue aos clientes no dia em que é concluído – algumas datas de lançamento são inevitavelmente fixadas. Em uma reunião de planejamento de entrega, a equipe pode prever o que precisa estar pronto para liberação, bem como quais outros itens de trabalho devem ser concluídos. O diagrama de fluxo cumulativo , o histograma de vazão e o gráfico de dispersão do tempo de ciclo podem ser usados para tomar decisões baseadas em dados.
Esta reunião Kanban também deve levar em consideração quaisquer requisitos de repasse ou atividades de treinamento necessárias para o cliente. Garantir repasses suaves de trabalho é um grande passo para eliminar ineficiências e manter alta a satisfação do cliente. Esteja ciente de que comprometer itens de trabalho para uma data de entrega fixa deve alterar sua Classe de Serviço de padrão para data fixa.
▶ Revisão de Risco
Frequência Sugerida: Mensal
Duração sugerida: 1-2 horas
Uma reunião Kanban autoexplicativa, a Revisão de Risco examina fatores que colocam em risco a entrega do trabalho. Nesta reunião, os bloqueios e pendências devem ser examinados para prever riscos futuros à entrega. As causas de falhas passadas devem ser avaliadas e suas causas mitigadas ou resolvidas. Qualquer pessoa familiarizada com os bloqueios atuais e recentes deve participar – isso mudará de mês para mês, tornando esta a reunião com a maior variação de participantes.
▶ Revisão de Operações
Frequência Sugerida: Mensal
Duração Sugerida: 2 horas
A Revisão de Operações tem uma visão holística de todas as diferentes equipes e sistemas internos interconectados. Mesmo que as equipes individuais tenham alta eficiência, toda a organização pode ser atrasada por uma parte que funciona incorretamente ou por ineficiências de repasse.
Esta reunião Kanban envolve gerentes de diferentes divisões, departamentos e sistemas que buscam maneiras de melhorar a eficiência do todo. Atenção especial deve ser dada às interdependências entre os sistemas Kanban que podem ter um efeito cascata nos tempos de entrega gerais. A Revisão de Operações também é um momento ideal para identificar áreas de capacidade subutilizada em toda a organização que podem ser usadas para reduzir os prazos de entrega.
▶ Revisão Estratégica
Frequência sugerida: Trimestral
Duração sugerida: Meio dia
A Revisão Estratégica olha para o panorama geral de toda a operação – um veículo perfeitamente eficiente é de pouca utilidade se estiver dirigindo na direção completamente errada. Essa reunião Kanban leva em consideração o cenário de mercado mais amplo, examina novas mudanças e compara as velocidades de entrega com a taxa de mudanças do mercado. A direção e os objetivos estratégicos mais amplos podem ser usados para definir um roadmap Kanban . A tradução da direção em metas mensais, semanais e diárias pode ocorrer durante as reuniões de planejamento de entrega e reuniões de reabastecimento.
O objetivo é identificar possíveis problemas de grande escala e corrigir o curso ou otimizar as operações da equipe quando necessário. Os participantes ideais para a revisão estratégia incluem executivos seniores, gestores de portfólio/produto, membros seniores da equipe de departamentos voltados para o cliente, como vendas e marketing.
Não se preocupe, não estamos pedindo que você sobrecarregue sua equipe com uma pilha enorme de reuniões adicionais! Olhe em seu calendário de reuniões existentes para ver quais podem ser adaptadas ou adicionadas – muitas dessas reuniões Kanban podem ser incorporadas de forma flexível em reuniões que já estão agendadas.
Como você estruturou suas reuniões Kanban? Qual das cadências do Kanban foi mais útil para o seu processo de entrega? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários!
Versão traduzida por Déborah Alvarenga. Tradução autorizada do blog da ferramenta Nave, sendo a Arkhi Business Agility a sua principal parceira no Brasil. Artigo original: https://getnave.com/blog/kanban-meetings/
