Hoje, explicaremos as métricas e análises específicas do Kanban que você deve usar para monitorar o desempenho de sua equipe, a eficiência do processo e os tempos de entrega, bem como os sinais de alerta para observar os sinais de problemas à frente.
Você já deve ter ouvido o ditado “o que é medido é gerenciado”. Monitorar o progresso e medir o desempenho é um componente chave do Método Kanban – tanto para rastrear seus projetos quanto para tornar seus processos mais eficientes ao longo do tempo.
Vamos explorar as principais métricas do Kanban e como aproveitá-las para melhorar sua produtividade.
☛ Tempos de Ciclo
O tempo de ciclo é uma métrica chave no Kanban e mede quanto tempo uma tarefa gasta passando pelo seu processo. O tempo de ciclo difere do lead time porque é medido apenas a partir do momento em que sua equipe começa a trabalhar na tarefa.
O tempo de ciclo, então, é a métrica que mede diretamente quanto tempo sua equipe leva para entregar uma tarefa. Tempos de ciclo baixos significam que sua equipe está trabalhando com eficiência, tempos de ciclo altos indicam que algo está travando seu processo. Manter seus tempos de ciclo baixos mantém seus tempos de entrega (lead times) baixos e leva a uma alta satisfação do cliente.
Você pode ver como seus tempos de ciclo evoluem ao longo do tempo usando um histograma de tempo de ciclo e usá-los para prever tempos futuros de entrega de trabalho. No gráfico acima, podemos ver nas linhas de percentil que, quando sua equipe começa a trabalhar em uma tarefa, ela tem 50% de chance de ser concluída em menos de 5 dias e 95% de chance de ser concluída em até 22 dias.
☛ Vazão
Enquanto o tempo de ciclo mede quanto tempo uma tarefa individual leva para passar pelo seu processo, a métrica de vazão no Kanban mede a quantidade total de trabalho entregue em um determinado período de tempo. A vazão mede apenas os itens de trabalho concluídos – nada que ainda esteja em andamento é contado.
O motivo pelo qual a vazão é uma métrica chave do Kanban é que ela pode ser usada para medir sua capacidade de entregar resultados.
Considere uma equipe Kanban cuja vazão para cada uma das últimas 5 semanas foi de 3, 7, 4, 5 e 6, dando uma vazão média de 5 tarefas por semana. Sem saber nada sobre as tarefas em si, podemos dizer que essa equipe consegue entregar em média 5 tarefas por semana.
A vazão ao longo do tempo é usada para rastrear o desempenho do seu time e é medida usando o histograma de vazão . Ele mapeia a frequência com que sua equipe atinge uma determinada vazão durante um período de tempo. No gráfico abaixo, podemos ver que esta equipe teve uma vazão mediana de 9 itens por semana nos últimos 6 meses.
Ao rastrear sua vazão ao longo do tempo, você pode ver diretamente como o desempenho geral de sua equipe está mudando. Idealmente, a vazão deve permanecer a mesma ou aumentar – uma vazão decrescente indica que algo está afetando negativamente a capacidade de entrega de sua equipe e precisa de atenção adicional.
☛ Trabalho em Progresso
Um componente-chave do método Kanban é limitar o trabalho em progresso (WIP) para melhorar a eficiência do seu time. Pense nisso – você trabalha mais rápido quando divide sua atenção entre muitas tarefas ou quando escolhe uma para se concentrar?
O limite de WIP ideal para sua equipe dependerá de vários fatores, como o tamanho de sua equipe. No entanto, um bom ponto de partida é definir o limite em torno do número de pessoas no seu time – dessa forma, todos podem se concentrar em uma tarefa de cada vez.
☛ Desempenho do Time
As duas métricas Kanban que melhor medem o desempenho da sua equipe são o tempo de ciclo (quão rápido o trabalho é feito) e a vazão (quanto trabalho é entregue). Essas métricas são as principais a serem observadas para garantir que você esteja entregando resultados aos seus clientes!
Tempo de ciclo, vazão e WIP estão conectados pela Lei de Little . Esta fórmula se aplica a qualquer sistema que atenda às suposições da Lei de Little.
Tempo de ciclo = WIP/Vazão
A Lei de Little mostra a relação entre as três métricas de fluxo básicas e que a alteração de uma afetará as outras duas. Por exemplo, para uma redução no tempo de ciclo, o WIP deve diminuir.
Tempos de ciclo curtos e altos níveis de vazão são sinais de bom desempenho da equipe, mas outra coisa a se observar é a consistência . A partir do histograma de tempo de ciclo e do histograma de vazão, você pode não apenas ver o valor médio de suas métricas Kanban, mas também como esses dados são distribuídos ao longo de um período de tempo. Quando seus valores estão distribuídos em um intervalo menor, suas previsões futuras são naturalmente mais precisas.
☛ Diagrama de Fluxo Cumulativo
O Método Kanban lida primariamente com melhorias evolucionárias incrementais. É mais poderoso quando aplicado por longos períodos de tempo. Nós já discutimos como o tempo de ciclo e a vazão são rastreados ao longo do tempo, no entanto, a verdadeira estrela para examinar a eficiência do processo em uma escala de tempo mais longa é o diagrama de fluxo cumulativo.
O diagrama de fluxo cumulativo mostra a distribuição de tarefas em cada um dos estados do processo, acumulando ao longo do tempo. Cada faixa colorida indica quantas tarefas estão presentes em cada estado do processo em um determinado momento. O tempo de ciclo médio aproximado pode ser calculado diretamente do diagrama, mas o benefício real do CFD é a rapidez com que você pode obter uma avaliação visual da estabilidade do seu processo.
As alterações no desempenho do seu time podem ser vistas rapidamente, observando como os gradientes das bandas mudam com o tempo. Um aumento no gradiente para a banda “Concluído” significa que sua equipe está entregando o trabalho mais rapidamente. Por outro lado, um aumento acentuado no gradiente da banda “Em Execução” indica que um gargalo está começando a se desenvolver.
☛ Gargalos
O maior sinal de que seu desempenho está prestes a sofrer é o gargalo – aumentar o trabalho que não está sendo concluído. O gargalo sinaliza que sua equipe não tem capacidade de recursos para lidar com a quantidade de trabalho atribuída a eles em tempo hábil.
Usando as métricas Kanban, você pode identificar gargalos à medida que eles ocorrem: sinais a serem observados são aumento dos tempos de ciclo, diminuição da vazão e aumento acentuado no gradiente em seu diagrama de fluxo cumulativo.
Quando você começar a ver sinais de um gargalo, é hora de examinar de perto porque isso pode estar ocorrendo – um requisito externo está causando a paralisação dos itens? Seu limite de trabalho em progresso aumentou sem que você percebesse? As mudanças nas funções de sua equipe significam que as tarefas devem ser atribuídas de maneira diferente? Ao agir rapidamente, você deve ser capaz de eliminar os gargalos antes que eles se tornem um problema.
Aqui está o seu item de ação: Se você ainda não introduziu as métricas Kanban para sua equipe, faça isso logo pela manhã. Por onde você começa? Conecte o plug-in Nave à sua plataforma de gerenciamento e analise seus dados (leva apenas alguns minutos!). Use o Nave durante suas reuniões diárias para rastrear o tempo de ciclo, vazão e trabalho em progresso. Esse pequeno ajuste sozinho ajudará você a identificar áreas de melhoria e aumentar seu desempenho!
Quais métricas e análises Kanban você usa para acompanhar o desempenho de sua equipe? Qual foi o insight mais importante que você aprendeu com seus dados e como você agiu sobre isso? Conte-nos sobre sua experiência nos comentários!
Versão traduzida por Déborah Alvarenga. Tradução autorizada do blog da ferramenta Nave, sendo a Arkhi Business Agility a sua principal parceira no Brasil. Artigo original: https://getnave.com/blog/kanban-metrics/
